VAT – obowiązkowy KSeF od 2026 r. oraz istotne zmiany dla podatników

Ministerstwo Finansów zaprezentowało zaktualizowany projekt nowelizacji ustawy o VAT, który wprowadza obowiązkowe wystawianie e-faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Nowa wersja, opublikowana w kwietniu 2025 r., zastępuje dotychczasowy projekt z listopada 2024 r. Choć główne założenia zostały utrzymane, dokument zawiera szereg nowych rozwiązań, które mają znaczenie zarówno dla dużych podmiotów, jak i mniejszych przedsiębiorców.

Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?

Projekt potwierdza, że obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie:

• 1 lutego 2026 r. – dla podatników, których sprzedaż brutto przekroczyła 200 mln zł w 2024 r.,
• 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników.

Ministerstwo wyraźnie wskazuje, że przy ocenie progu sprzedaży decydujące będą dane z 2024 roku, a nie z roku poprzedzającego wejście przepisów w życie.

Tryb offline – na stałe, ale z rygorem

Jedną z kluczowych zmian jest trwałe wprowadzenie możliwości wystawiania faktur poza systemem KSeF, tzw. tryb „offline24”. Dotychczas zakładano, że będzie to rozwiązanie tymczasowe.

Faktury wystawione offline będą musiały zostać przesłane do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. W praktyce oznacza to, że jeśli faktura zostanie wystawiona w poniedziałek, a przesłana do systemu (KSeF) we wtorek po północy – zostanie zakwalifikowana jako faktura offline.

Dla przedsiębiorców to ułatwienie – system za datę wystawienia uzna datę wskazaną w polu P_1 faktury, co ograniczy ryzyko niezgodności i nieporozumień. Warto jednak pamiętać, że przekroczenie terminu przesłania może skutkować sankcjami – po zakończeniu okresu przejściowego, od 1 stycznia 2027 r., grozić może kara do 100% wartości podatku wykazanego na fakturze.

Podatnicy będą mogli uzyskać certyfikat wystawcy faktury już od 1 listopada 2025 r. Dokument ten będzie niezbędny m.in. do wystawiania faktur w trybie offline, a także w razie awarii KSeF.

Każda faktura offline będzie musiała zawierać dwa kody QR – jeden umożliwiający identyfikację w systemie KSeF, a drugi potwierdzający autentyczność i integralność treści dokumentu. Dla firm oznacza to konieczność dostosowania systemów księgowych do nowych wymogów.

Zmiany korzystne dla podatników: wyższy limit zwolnienia z VAT

Projekt przewiduje również podwyższenie limitu zwolnienia podmiotowego z VAT – z obecnych 200 000 zł do 240 000 zł.

Faktury korygujące

W przypadku faktur korygujących zmniejszających („in minus”) wystawionych w KSeF, podatnik będzie miał prawo obniżenia podstawy opodatkowania VAT w okresie, w którym wystawił fakturę. W przypadkach faktur wystawionych poza KSeF – obniżenia dokonać będzie można w okresie, w którym podatnik otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej lub numer KSeF.

Nowe zasady przewidziano również w przypadku korekt zakupowych in minus – w takim wypadku konieczne będzie zmniejszenie VAT naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę korygującą.

Faktury z załącznikami – tylko po zgłoszeniu

Nowa wersja projektu umożliwia również wystawianie faktur z załącznikami – szczególnie z myślą o branżach takich jak energetyka, gazownictwo czy telekomunikacja. Jednak skorzystanie z tej funkcji wymaga wcześniejszego zgłoszenia w e-Urzędzie Skarbowym (możliwego od 1 stycznia 2026 r.).

Załączniki będą musiały spełniać określone wymogi – możliwe będzie umieszczanie jedynie danych zgodnych ze strukturą e-faktury (np. ilość, miara, cena). Niedozwolone będzie natomiast dołączanie dokumentów typu protokoły odbioru, treści marketingowe czy opisy zakresu wykonanych prac – te nadal będą musiały być przekazywane poza systemem.

KSeF a samorządy – potrzeba doprecyzowania

Ministerstwo odnosi się również do problematyki faktur w jednostkach samorządu terytorialnego. Planowane jest umożliwienie wskazania na fakturze NIP jednostki podległej, poprzez obowiązkowe wypełnienie pola „Podmiot3” w strukturze e-faktury.

Możliwość wystawiania faktur papierowych dla najmniejszych – tylko do końca 2026 r.

Do końca 2026 r. przedsiębiorcy, którzy spełnią łącznie dwa warunki:

• wystawiają faktury o wartości do 450 zł brutto oraz
• łączna wartość sprzedaży dokumentowanej takimi fakturami w miesiącu nie przekracza 10 000 zł

- będą mogli nadal korzystać z faktur papierowych lub elektronicznych poza KSeF.